Gestão da Informação

IDEIA: Criar uma Unidade Orgânica de Gestão da Informação, assente num SI desenvolvido à medida das necessidades da organização.

O QUÊ: Esta Unidade Orgânica/Departamento desenvolve a sua acção (os seus conteúdos funcionais) trabalhando ao nível do processo de transformação da informação que circula na organização, integrando as funções de gestão:
- Tecnologias de Informação (TIC), vulgo"Informática".
- Recursos de Informação (registos, estudos e arquivos).
- Processo de Informação (circuitos, procedimentos...)
- Políticas e Normas (circulares, notas de serviço, deliberações do CA...)

Esta Unidade desempenha um papel de apoio na articulação dos vários subsistemas que a constituem (entidade como um sistema global) ao efectivar o processamento/tratamento da informação proveniente de múltiplas fontes, vai gerar informação indispensável e em tempo real à tomada de decisão estratégica nos HH, por forma a criar vantagens competitivas.

COMO: Cada Unidade Orgânica de Suporte disporá de um subsistema de informação indispensável à Gestão Intermédia, facilitador dos processos e actividades operacionais, que permite trabalhar a informação para a gestão (um técnico superior, por exemplo) ao nível de cada uma dessas Unidades Orgânicas/Departamentos. Assim para:

A)- Gestão de Recursos Humanos -Informação para a gestão- Recolha de dados de todas as subunidades do Departamento:
- Tratamento e análise de dados;
- Monitorização da componente RH, integrada no Contrato Programa/criação de “Tableau de bord”;
- Envio de toda a informação tratada e analisada para a Unidade Orgânica de Gestão da Informação.

B) - Gestão das Operações de Logística -Informação para a Gestão -Recolha de dados de todas as subunidades deste Departamento:
-Aprovisionamento, Serviços Farmacêuticos, Serviço de Instalações e Equipamentos e Logística de Transportes;
- Tratamento e análise desses dados; criação de indicadores que nos vão permitir efectuar uma análise dos consumos/gastos versus resultados:
- Fornecedores, custos, análises ABC, perfis de produtos...;
- Criação de “tableau de bord”, instrumento de nível intermédio de gestão;
- Monitorização(primeiro nível de controlo) da componente custos /resultados integrada no Contrato Programa ;
- Colaboração na elaboração do plano de aquisições, nos orçamentos de consumos, compras e investimentos;
- Envio de toda a informação tratada e analisada a este nível para a Unidade Orgânica de Gestão da Informação;

C)- Gestão de Doentes -Informação para a Gestão-Recolha de dados relacionados com o doente, a produção hospitalar:
- Tratamento e análise desses dados: movimento assistencial, GDH's,...
- Criação de indicadores que nos permitem monitorizar e avaliar a produção;
- Envio desta informação para a Unidade Orgânica de Gestão da Informação.

D)- Gestão Económica e Financeira Informação para a Gestão -Tratamento e análise dos dados da componente de Contabilidade Geral:
-Monitorização da componente Económica e Financeira em função do Contrato Programa e conforme “tableau de bord” ;
-Elaboração de relatórios mensais de execução orçamental;
-Tratamento e envio de informação em função dos Centros de Responsabilidade, para a Unidade Orgânica de Gestão da Informação;
-Actualização do”tableau de bord” de execução dos projectos;
- Envio de informação solicitada pela tutela.

2. A Unidade Orgânica de Gestão da Informação/Departamento é uma unidade receptora que centraliza e trabalha a informação referida em 1, proveniente dos Departamentos mencionados Desse trabalho resulta informação de nível superior/cruzada, retratada em:
- Relatórios mensais, trimestrais e finais, de acompanhamento e controlo periodico dos resultados dos Centros de Responsabilidade -Informação indispensável à decisão clínica (prescrição) e de gestão intermédia;
- Relatórios /Informação indispensável à gestão/decisão do topo para monitorização e contratualização interna com os CR e externa com a Tutela, considerando assim a "performance local";
- Informação ao nível de consultoria para o(s) gestor(es) do CR e para os gestores do topo.

ONDE: Hospitais; Sub-regiões; Unidades Locais de Saúde.

QUEM: Projecto liderado por um AH Sénior, grau II, em articulação com o Conselho de Administração e as Direcções Intermédias das áreas de Suporte.

QUANTO: Ganhos significativos $ e qualidade na prestação de cuidados.

QUANDO: Deverá acompanhar as mudanças estruturais internas: Criação de CR, contratualização interna e externa...Para ONTEM.

PERIGOS/RESISTÊNCIAS: Talvez se situem ao nível da ausência de "superioridade de gestão" a todos os níveis?

GRAU DE DIFICULDADE: Médio; 3 espadas ♠ ♠ ♠

Alensul